FHS inova e promove melhorias com digitalização de documentos

Para manter informações, economizar espaço, reduzir o uso de papel e dar agilidade a diversos processos, a Fundação Hospitalar de Saúde (FHS) deu início a um trabalho que resultará na digitalização de documentos essenciais em suas unidades, a exemplo dos prontuários médicos. Dentro de alguns meses, a FHS e uma empresa especializada em digitalização de documentos de forma segura, substituirão os tradicionais prontuários médicos em papel que, de acordo com uma resolução do Conselho Federal de Medicina (CFM), devem ser armazenados por 20 anos.

O diretor geral da FHS, Emanuel Messias, afirma que a iniciativa deverá organizar e facilitar o acesso de pessoas autorizadas a documentações fundamentais. “Esse é um marco da administração estadual na área da saúde. Além das dimensões legais, sabemos da nossa obrigação de zelar pelos documentos e até, quando necessário, fornecer uma cópia fiel e certificada desses papeis ao usuário ou ao seu representante legal. Já começamos a trabalhar firmemente no projeto de digitalização com a equipe de uma empresa especializada nesse serviço”, informou.

Agilidade

De acordo com o coordenador de Tecnologia da Informação (TI) da Fundação Hospitalar de Saúde, Cláudio Ramos, os documentos serão armazenados em um banco de dados e poderão ser consultados pelos profissionais autorizados de forma ágil. “Nós temos 25 anos de documentação em papel. Essa solução de gestão de documentos gera um local adequado de armazenamento e consulta, pois sabemos da necessidade de recuperar e acessar prontuários médicos, por exemplo, para dar um atendimento melhor ao usuário. Temos inclusive uma demanda jurídica, como é o caso dos documentos necessários ao benefício do seguro DPVAT”, lembrou.

Cláudio Ramos diz ainda que além do Hospital de Urgência de Sergipe (Huse), responsável pelo maior número de papéis armazenados, outras unidades serão contempladas em seguida, como a Maternidade Nossa Senhora de Lourdes e os hospitais regionais de Itabaiana e Nossa Senhora da Glória. “Essas unidades hoje representam a maior quantidade de documentação em papel, mas a intenção da FHS é expandir o serviço de gestão de documentos e digitalização às demais unidades, incluindo a sede da FHS, que já apresenta essa necessidade em setores como o de recursos humanos e o jurídico”, contou.

A empresa responsável pela digitalização e pelo sistema de gerenciamento eletrônico de documentos vem fazendo visitas periódicas aos locais onde estão armazenados os materiais que farão parte do processo. A gerente de implantação do estabelecimento, Luciana Duarte, diz que em um primeiro momento a prioridade será a digitalização dos prontuários médicos. “Após os prontuários, trabalharemos nas Fichas de Atendimentos Emergenciais (FAEs) e nas Autorizações para Procedimentos de Alta Complexidade (APACs). Nossa meta é finalizar a primeira etapa desse trabalho em outubro próximo”, disse.

Uma pequena estrutura interna dentro das unidades geridas pela Fundação receberá o treinamento necessário para dar continuidade ao serviço e manter a digitalização de rotina, como afirma o responsável pelo Desenvolvimento de Negócios da empresa de tecnologia contratada, Luiz Santos. “Nosso trabalho está diretamente ligado às necessidades da Fundação Hospitalar de Saúde de Sergipe. Vamos iniciar as atividades, providenciar a gestão dos documentos e sistematizá-los, treinar os funcionários das unidades e procurar manter a guarda de documentação da melhor forma possível”, declarou.