E-Doc permite maior agilidade e economia para gestão pública estadual

O decreto estadual nº 26.510/2009, de outubro de 2009, instituiu a implantação do Sistema para Gestão Eletrônica de Processos e Documentos (e-Doc Sergipe) pelo Governo do Estado. De lá pra cá, mais de 10 mil servidores já utilizam a ferramenta que trouxe maior modernização e desburocratização para a administração pública estadual. Hoje, o e-Doc já está implantado nos 58 órgãos – o que corresponde a 100% dos setores – da administração pública do Executivo estadual.

O objetivo dessa ferramenta é a sistematização do gerenciamento da informação, para transformar a antiga sistemática processual – baseada na tramitação física dos documentos – numa sistemática eletrônica, mais ágil, segura e menos dispendiosa.  Só em 2012 foram criados mais de 220 mil documentos através do e-Doc. Sendo que no mês de novembro, do mesmo ano, houve mais de 48 mil acessos ao sistema, número que cresce mês a mês. O governador Marcelo Déda, por exemplo, já assina decretos com certificação digital pelo e-Doc.

A utilização plena do sistema pelos servidores da administração pública estadual, porém, ainda enfrenta um desafio, o de vencer a resistência daqueles que insistem em se manterem apegados a ‘cultura do papel’, é o que explica a superintendente de Modernização da Gestão e do Atendimento ao Cidadão da Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag), Deborah Arôxa.

“O objetivo do e-Doc é permitir a gestão eletrônica de documentos e processos de todos os órgãos da administração pública do executivo estadual. Isso envolve uma mudança de cultura, porque a essência do e-DOC é que se faça a tramitação dos processos entre o login, sem ter que imprimir, mas as pessoas ainda estão acostumadas com a cultura do papel, não confiam numa ferramenta tecnológica, plenamente”, afirma.

Economia

Todos os servidores, de acordo com suas competências e funções desempenhadas, autorizados pelas Diretorias Administrativas e Financeiras (DAF) dos seus órgãos de trabalho, podem utilizar a ferramenta para racionalizar e otimizar suas atividades. A utilização da ferramenta traz diversas vantagens para a gestão pública estadual ao agilizar processos e gerar economia e um ganho ambiental pela eliminação do uso de papel.

De acordo com Deborah Arôxa, a economia para o Estado pode ser caracterizada baseada em três aspectos: o primeiro é o tempo, ao proporcionar maior agilidade na tramitação dos processos. “Imagina um oficio que saia de uma secretaria para outra, se ele vai no papel, ele tem que ser impresso, alguém assina e vai direto para o malote. Leva em torno de quatro dias, via malote, para chegar na outra secretaria, para o documento ser recebido pelo Protocolo da secretaria e no quinto dia para chegar na mesa do destino”, detalha a superintendente.

A segunda economia é de gasto de papel, porque os documentos passam, a partir do e-Doc, a serem tramitados sem precisar serem impressos, gerando uma redução do uso desse material. “A Secretaria de Segurança Pública, por mês, gasta mais de 150 mil folhas de papel, a Seplag gasta, por mês, mais de 80 mil folhas de papel, então a gente tem como reduzir muito isso. Para que nada seja impresso, todos os documentos têm que nascer virtualmente e serem assinados com certificação digital, mas a gente está na fase de transição ainda, porque está havendo uma mudança cultural”, exemplifica Débora, acrescentando ainda, que a meta é reduzir a utilização do papel em menos 50% pelos órgãos administrativos estaduais, através do e-Doc.

A terceira economia refere-se ao armazenamento dos documentos, uma vez que, quando se trabalha com processos virtuais e não com documentos impressos, não há o problema do armazenamento, não sendo necessário depois arquivar os documentos em um espaço físico, gerando uma facilidade a longo prazo.

“A partir do ponto que você começa a tramitar com documentos que são criados digitalmente, e assinados com certificação digital você tem validade legal, em qualquer instância jurídica, de um documento original, com a vantagem de agilizar o trâmite deste documento, porque você não tem o tempo de imprimir o documento, a questão do transporte, de como é que fica o malote. Sem contar que você contribui para as ações da Agenda A3P [Agenda Ambiental da Administração Pública] do estado, porque evita a impressão de documentos”, reforça a superintendente.

Segurança

Toda comunicação intersecretarias do Governo do Estado, hoje, é realizada pelo e-Doc, além de ser constante a utilização da ferramenta dentro dessas secretarias. O processo é totalmente seguro, pois o documento criado virtualmente, quando assinado com Certificação Digital, garante a segurança da informação. Um documento que é criado virtualmente, nessas condições, depois que é concluído e arquivado não pode ser alterado.

A Certificação Digital é um recurso tecnológico que possibilita ganho na produtividade e proporciona um avanço nas transações administrativas, garantindo a segurança do documento e sendo usada para evitar fraudes digitais. O arquivo proveniente do Certificado Digital contém um conjunto de informações que autenticam a autoria na relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Constam nos certificados eletrônicos um par de chaves (Chave Pública e Privativa) e a assinatura de uma terceira parte confiável – a Autoridade Certificadora – AC. No caso do Governo do Estado, a empresa Certisign é esta AC.

Além disso, o e-Doc permite o rastreio da informação. Através do acesso ao sistema, após identificar o número do protocolo do documento, imediatamente a ferramenta informa onde e em qual fase de tramitação o documento se encontra.

Outras vantagens

Para Deborah Arôxa, ao permitir que se  saia da era do papel e se entre  na era digital, pelo uso de uma de uma ferramenta, que tanto permite avançar a agilidade dos processos, quanto a modernização desses processos por sua identificação e mapeamento, otimiza a forma de trabalho da gestão pública.

Outra grande vantagem do e-Doc é o acompanhamento de toda tramitação do processo, dando ao servidor público uma ampla ação de transparência, e facilitando a localização de qualquer documento que seja solicitado pela Lei de Acesso à Informação, uma vez que a digitalização facilita sua busca.