Técnicos da Emgetis e da Segov apresentam sistema de digitalização de documentos físicos

Na terça-feira, 1º, técnicos da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação e da Comunicação (Emgetis) e da Secretaria de Estado de Governo (Segov) se reuniram com representantes da Procuradoria Geral do Estado (PGE) para apresentar o sistema de digitalização de documentos utilizado no EasySearch ferramenta de busca de acervo legislativo.

Durante o encontro, o técnico responsável pela Unidade de Tecnologia da Informação (TI) da Segov, Ricardo Cruz, demonstrou detalhadamente o processo de conversão dos documentos em papel e a inclusão dos arquivos digitalizados no sistema de busca. “O diferencial é a nossa qualidade do serviço, sendo que é possível a pesquisa pelo conteúdo do Decreto e a qualidade do material escaneado, mesmo sendo livros bem antigos o resultado sai perfeito”, ressaltou.

A apresentação contou com a participação de dois técnicos da Emgetis, que explanaram sobre a parceria com a Segov. Segundo Francisco Rocha, gerente de projeto da Emgetis, os representantes da PGE foram convidados a conhecer a experiência realizada entre a Emgetis e a Segov, pois a Procuradoria pretende inserir os processos jurídicos administrativos e pareceres no EasySearch. O aplicativo, que possibilita a consulta de documentos do poder executivo, faz parte do e-Doc Sergipe – Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Processos

“A intenção é que os técnicos da PGE conheçam o processo realizado pela Segov, bem como os softwares utilizados. Esta solução despertou interesse em muitos órgãos, por conta da qualidade do serviço.”, destacou Francisco. Os representantes da PGE aprovaram o sistema, ressaltando a praticidade do processo. “A solução é interessante. A nossa preocupação agora é com o processo que antecede a digitalização, ou seja, a forma como os arquivos são preparados. Além disso, estamos avaliando o processo após a digitalização, que envolve o arquivamento dos documentos físicos”, explicou Alexandre Franca analista de sistemas da Procuradoria, acrescentando que já conheceu outros sistemas similares.

EasySearch

O aplicativo de busca da Segov, disponibilizado pela Emgetis, conta atualmente com acervo de mais de 10 mil documentos, que podem ser consultados na internet por qualquer cidadão. As pesquisas realizadas na ferramenta alcançam palavras-chave existentes em vários tipos de arquivos com formatos de textos, imagens e documentos digitais.

De acordo com a assessora de comunicação da secretaria, Rebeca Teixeira, a equipe TI do órgão, em conjunto com a Ascom e apoiados pelo atual secretário da pasta Francisco Dantas, está se esforçando para concluir o cadastramento do acervo referente aos anos anteriores a 1998. Em relação aos documentos mais recentes, Rebeca explicou que “automaticamente, quando um novo decreto sai no Diário Oficial do Estado ele é inserido no site da Segov, de imediato”.

Disponível para população desde o final de 2010, já foram registradas mais de 1580 vistas ao EasySearch. Segundo o analista de sistema da Emgetis, Eládio Freitas, que participou da implantação da ferramenta, uma das vantagens do aplicativo é que dispensa o contato com o documento físico. “Essa consulta permite a manutenção do documento antigo, que pode ser danificado com o manuseio, evitando também problemas de saúde. Além disso, a busca online garante agilidade na localização”.