Órgãos estaduais já podem emitir CI eletrônica no e-Doc Sergipe

A partir desta segunda-feira, 5, todos os órgãos do Governo poderão utilizar o módulo de emissão de Comunicação Interna (CI) eletrônica do e-Doc Sergipe – Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Processos. A funcionalidade possibilitará a substituição da comunicação administrativa feita através do papel, por um sistema automatizado.

Disponibilizado pela Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis), vinculada à Secretaria de Estado da Casa Civil (Secc), o novo módulo do e-Doc permite a elaboração e tramitação eletrônica de CI’s em um ambiente web. Os documentos são numerados automaticamente e poderão ser consultados virtualmente pelos servidores das unidades administrativas que se comunicarem via CI dentro de cada órgão e/ou secretaria.

“Para aderir ao novo módulo do e-Doc, cada órgão deverá preparar a sua organização, por meio da definição dos assinantes responsáveis pela emissão de CI”, recomenda a gerente da Área de Sistemas de Informação (Arsin), Helga Barreto. Qualquer dúvida acerca do processo, o administrador local do e-Doc, deve entrar em contato com a Emgetis através do Help Desk, pelo telefone 3216-1010 ou atendimento@emgetis.se.gov.br.

Mudanças

Segundo o levantamento realizado pela Arsin durante o treinamento de administradores locais para utilização do novo módulo, grande parte dos órgãos não possui sistema automatizado para emissão de CI.

Na Companhia Estadual de Habitação e Obras Públicas (Cehop), por exemplo, o processo de emissão de CI é feito através da impressão de duas vias do documento, que é tramitado fisicamente. O servidor atesta o recebimento em uma das cópias e o acesso à CI só é possível a partir da posse do papel.

“Sem dúvida as vantagens da CI eletrônica são a economia de papel e a agilidade no processo de tramitação. A nossa missão, a partir de agora, será difundir a cultura entre os usuários da Cehop da comunicação interna eletrônica”, conta o responsável pela Assessoria de Informática Virgílio Antonio do N. C. de Faro. De acordo com ele, os testes para utilização da CI do e-Doc já estão sendo realizados. 

Para o gerente de Informática da Empresa Pública de Serviços Gráficos de Sergipe (Segrase), que também não possui um processo de comunicação automatizado, o e-Doc garante autonomia e segurança de acesso CI, que fica disponibilizada de forma online, podendo ser tramitada mais rapidamente de um setor para outro. “Já estamos nos preparando para orientar cerca de 24 gerentes para utilização do módulo de CI eletrônica”, informa.

“A ferramenta de CI eletrônica do e-DOC possibilita também a recuperação e busca mais rápida de informações, havendo, dessa forma, ganhos de produtividade e melhoria no controle do histórico de documentos”, declara o presidente da Emgetis, Ulisses Bendito de Paula.