e-DOC Sergipe é tema no II Seminário de Capacitação de Gestão Pública

Na manhã desta quarta-feira, 5, o Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Processos (e-DOC Sergipe) foi o tema de abertura do segundo dia do Seminário de Capacitação em Gestão Pública, promovido pela Controladoria Geral do Estado (CGE). A modernização administrativa, a redução de custos e a mudança de cultura foram os focos das discussões.

Nas palavras da gerente do Escritório de Projetos (Eproj) da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis) – órgão vinculado à Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag) -, Ana Tereza Fonseca, o e-DOC Sergipe garante inúmeras vantagens ao Governo do Estado, entre elas a agilidade na tramitação de documentos, a virtualização dos processos e integração de órgãos e secretarias no âmbito da gestão administrativa.

“O e-Doc Sergipe apresenta particularidades e já permite a criação de documentos como ofício e CI (comunicação interna) eletrônicos, dispensando o uso do papel. Em cada órgão há a figura do administrador local, que é responsável por treinar e viabilizar a utilização do sistema por parte dos usuários”, detalhou.

A ferramenta, que já está em funcionamento desde setembro de 2009, tem como funcionalidades a elaboração, digitalização e tramitação eletrônica de documentos administrativos. Além disso, a solução conta com sistemas de arquivamento e busca rápida de documentos eletrônicos: o Sistema de Gestão Arquivística (SGA) e o EasySearch, respectivamente. 

“O e-DOC conta ainda com um módulo de desenho de fluxos, o EasyFlow, que já está em produção com os processos de emissão de parecer técnico,  de nomeação e exoneração, e, de parecer jurídico da Procuradoria Geral do Estado”, adiantou a gerente.

Desafios

Segundo Ana Tereza, o e-DOC Sergipe exige dos usuários e gestores uma mudança de cultura na gestão. “O sistema transforma a tramitação física dos documentos em uma tramitação totalmente eletrônica. É preciso que os usuários fiquem atentos ao e-DOC Sergipe a todo momento, de modo que eles passem a conhecer bem o sistema”, ressaltou.

“O e-DOC é uma ferramenta revolucionária, que garante a modernização, a transparência e eficiência ao Governo do Estado. Estamos passando por um processo de transição, pois o e-DOC é um marco entre o velho, que é o documento em papel, e o novo, que é o arquivo eletrônico”, destacou o secretário-chefe da CGE Adinelson Alves. O controlador acrescentou a necessidade de fazer do uso do sistema uma rotina, destacando o esforço da Emgetis em solidificar o e-DOC.

O presidente da empresa, Ezio Faro, colocou a equipe técnica à disposição para atuar de forma mais próxima aos órgãos e secretarias. “O Estado ganha muito com o e-DOC, principalmente em agilidade e economia. O maior beneficio é para a população, que exige do Governo eficiência na prestação dos seus serviços”, concluiu.

A palestra contou ainda com a intervenção do diretor de Tecnologia, Milson Barreto, que explicou aos presentes acerca do alcance da ferramenta de gestão: “o e-DOC não apresenta limitação de usuários, todos os servidores que já possuem a conta no e-mail corporativo, o Expresso Livre Sergipe, podem ter acesso ao sistema. O único desafio se encontra na mudança de cultura entre os usuários”, apontou.

Para a responsável pelo controle interno do Tribunal de Justiça de Sergipe (TJ/SE), Andréa Cajazeira, que não conhecia o e-DOC, o sistema é bastante útil no desenvolvimento das atividades administrativas. “Achei a ferramenta muito importante para facilitar e agilizar a gestão pública”, avaliou.