Seed dá início à digitalização do acervo documental

A Secretaria de Estado da Educação (Seed) está implementando a revitalização e digitalização do seu acervo documental. O objetivo é digitalizar todos os documentos do arquivo para melhorar e agilizar a consulta, além de disponibilizá-los aos servidores. De acordo com a coordenadora do acervo documental da Seed, Soleide Leão, esse processo é de fundamental importância para a transparência e agilidade das consultas.

“O secretário Belivaldo Chagas viu a importância disso e nós apresentamos o projeto para a revitalização do acervo. Hoje em dia passa-se em média de 3 a 8 dias para uma busca. A ideia é que com o acervo digitalizado, a consulta seja mais rápida. Os benefícios vão ser vistos à medida que for sendo implementado esse processo”, explicou.

Atualmente está sendo feito um mapeamento e diagnóstico da situação dos documentos no arquivo da Seed, através da higienização. Após isso, o acervo será digitalizado e catalogado, com o auxílio de novos equipamentos que estão sendo adquiridos, como computadores e scanners.

Prazo

O processo está sendo implementado, mas, segundo a coordenadora do acervo documental da Seed, a digitalização deverá durar pelo menos quatro anos, devido ao grande volume da massa documental existente no arquivo. “São muitos documentos que ficaram guardados por bastante tempo. A previsão é de, no mínimo, quatro anos, mas o primeiro passo está sendo dado agora”, disse Soleide Neão.

Além disso, ela destaca que essa ação vai valorizar o trabalho dos funcionários do acervo, além de disponibilizar a informação com maior transparência para a sociedade e para os servidores.