Secretaria de Saúde reestrutura Arquivo Permanente

O Arquivo Permanente da Secretaria de Estado da Saúde (SES) vem passando por modificações desde o mês de janeiro. De acordo com o coordenador geral de Arquivos da Secretaria, Cláudio Munareto, o prédio localizado no bairro Santo Antônio foi reformado, pintado e a equipe de arquivistas já vem utilizando técnicas modernas de arquivamento. A função do Arquivo Permanente é recolher e organizar a documentação dos órgãos e setores da SES para que posteriormente possam servir de consulta.

“Nosso primeiro passo foi a realização de um diagnóstico geral em todas as unidades e setores para conhecer a realidade da Secretaria. Em setembro vamos alugar um galpão para iniciar, de fato, o trabalho técnico de organização. Escolheremos o que será guardado, descartado e vamos informatizar o acervo”, disse o coordenador, acrescentando que outra proposta para o Arquivo é realizar uma tabela de temporalidade, que estabelece regras para guarda e descarte de documentos.

“Por exemplo, os prontuários dos pacientes que se internam nos hospitais estaduais, pela tabela, devem ficar arquivados por 21 anos, depois podem ser descartados. Outros, como transferências, altas, conta de água e luz terão o tempo determinado após a confecção da tabela”, esclareceu.

Segundo Cláudio, existem três formas de arquivos, o corrente, o intermediário e o permanente. “Na SES só temos o Arquivo Corrente e o Permanente. O primeiro está localizado na sede da Secretaria e dos órgãos, onde os documentos permanecem por aproximadamente dois anos. Depois desse prazo o material é recolhido para o Permanente. Lá algumas documentações ficam guardadas para sempre, a exemplo de certidões de nascimentos e de óbitos dos pacientes do hospitais e maternidades públicas estaduais”, informou.

Limpeza

De acordo com Ivone Freitas, coordenadora administrativa do Arquivo Permanente da SES, a limpeza realizada nos arquivos é feita quinzenalmente pelos técnicos do órgão. “No momento estamos mudando as pastas que eram de papelão e agora são plásticas, que tem maior tempo de durabilidade e estamos separando os documentos por sexo e por município para organizar melhor o arquivamento, começamos com os do ano de 1994 e já estamos nos de 1999”, disse Ivone.

Além do Arquivo Permanente, do bairro Santo Antônio, que tem sete funcionários e atende das 7 às 17 horas, de segunda à sexta. Ainda existem o Arquivo Financeiro da SES e do Hospital de Urgência de Sergipe Governador João Alves Filho (HUSE) localizados na Rua Santo Amaro, em frente à Rodoviária Velha, no centro de Aracaju.