Emgetis entrevista procurador do Estado sobre o e-Doc Sergipe

Modernização administrativa e eficiência na gestão. Esses são um dos maiores benefícios que o Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Processos (e-Doc Sergipe) vem proporcionando aos órgãos do Governo de Sergipe. Implantado em 2009, o sistema já demonstra o quanto os recursos de tecnologia da informação e da comunicação (TIC) podem contribuir para a desburocratização da máquina pública.

Para ilustrar como a utilização do e-Doc Sergipe vem se solidificando no Governo, a Assessoria de Comunicação da Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Ascom/Emgetis) entrevistou o procurador-chefe do Centro de Estudos da Procuradoria-Geral do Estado (PGE), Arthur Borba, que expôs como o sistema está transformando a realidade da gestão no órgão.

Ascom/Emgetis – O que mudou na PGE com a utilização do e-Doc Sergipe?

Arthur Borba – O e-Doc representa uma grande possibilidade de mudança em toda a sistemática de trabalho do Estado e não apenas na PGE. A ferramenta foi desenvolvida em etapas: A primeira etapa, de tramitação de documentos; a segunda etapa como elaborador de documentos dos tipos Ofícios e Comunicações Internas; e a terceira etapa como verdadeiro Gerenciador Eletrônico de Documentos, possibilitando a virtualização dos processos administrativos.

No presente momento, encontra-se homologado, e já em pleno uso, apenas a primeira e a segunda etapas, sendo que a terceira etapa é a que gerará maior impacto, com conseguinte modificação na cultura processual administrativa, já pronta, mas ainda não foi posta em produção por dois motivos: primeiro, a necessidade de infra-estrutura de comunicação de dados entre a PGE e a Emgetis, o que foi solucionado com a celebração de convênio entre a PGE, Emgetis, Sefaz [Secretaria de Estado da Fazenda], Banese [Banco do Estado de Sergipe] e Tribunal de Justiça. Importante destacar o indispensável auxílio da Sefaz e do Banese neste processo; segundo, a imperiosidade de treinamento e qualificação dos usuários do sistema, o que demanda tempo.

Então, posso afirmar que o e-Doc, muito embora não tenha entrado em sua plena produção, já modificou a forma como a PGE encara a Tecnologia da Informação como uma ferramenta aliada para a eficiência do serviço público.

Ascom/Emgetis – Qual o grau de confiabilidade que o senhor atribui ao Sistema?

Arthur Borba – O sistema é sólido e tem potentes ferramentas para facilitar a produção e tramitação dos documentos, sendo necessária a divulgação em massa, junto aos órgãos estaduais, destes instrumentos de facilitação. Naturalmente, o uso da ferramenta e sua aplicação à realidade gera a verificação de que novas funcionalidades precisam ser desenvolvidas para a plena adequação do sistema às necessidades estatais. Isto não é falha do sistema. É evolução e existirão sempre, pois significa que estamos nos aprimorando, não estagnados.

Ascom/Emgetis – Como o senhor define a contribuição do e-Doc Sergipe na modernização administrativa do Governo de Sergipe?

Arthur Borba – As contribuições são ilimitadas e sequer podem ser atualmente mensuradas. Tomemos o seguinte exemplo: Ao transformar os processos estatais de físicos em virtuais teremos, inicialmente, que realizar o mapeamento destes diversos processos administrativos. Ao mapear os processos, gargalos e falhas procedimentais são identificados e corrigidos, resultando na otimização, sistematização e padronização das rotinas.

Qual o resultado disto para o Estado: eficiência. Poderemos fazer mais com menos e, de roldão, contribuímos para a preservação do meio-ambiente, pois gastaremos menos papel, impressão, energia e combustíveis (utilizados para transportar os processos de um órgão para o outro), dentre outros insumos que certamente agora não me ocorrem. Sem contar o controle gerado pela transparência. O processo administrativo tramitará virtualmente, possibilitando ao Gestor fiscalizar o andamento do processo que, nada mais é do que a concretização de uma política pública. Isto confere transparência plena à atuação estatal.

Ascom/Emgetis – O senhor pode citar alguns benefícios provenientes do uso do e-Doc?

Arthur Borba – Trabalhar melhor e com maior produtividade é um benefício direto para todos os servidores e para a comunidade em geral que se beneficia dos serviços públicos. A transparência dos atos administrativos, também.