Governo investe em novas tecnologias para gerenciar Folha de Pagamento do Estado

Texto da Assessoria de Comunicação da Seplag/Sergipe publicado na edição 17 da revista Governança e Desenvolvimento do Consad, de circulação nacional.

A tomada de decisão em situações críticas é decisiva para o sucesso ou fracasso de qualquer projeto. Pensando nisso a Superintendência Geral de Recursos Humanos (SGRH) vinculada à Secretaria de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag/SE), constatou a necessidade de utilizar ferramentas que permitissem de forma rápida, precisa e inteligente, reunir subsídios para se traçar cenários e tendências quanto ao comportamento das despesas atreladas ao pagamento de pessoal do estado de Sergipe, bem como garantir segurança na veracidade de informações.

A partir dessa constatação, a Seplag, responsável pela Folha de Pagamento de aproximadamente 45.000 servidores públicos estaduais ativos no âmbito do Poder Executivo, implementou duas ferramentas de controle gerencial. A primeira foi a solução de Business Inteligence-BI, que permitiu, por meio de grandes simulações e, de maneira estruturada, simplificar a análise dos diversos ângulos de um mesmo problema.

Em tempo real, agora é possível elaborar ações estratégicas de gestão de recursos humanos que estejam alinhadas com o planejamento estratégico do serviço público estadual. A segunda foi um trabalho que consistiu em utilizar software e técnicas de auditoria para minimizar falhas e dar mais qualidade e segurança aos trabalhos realizados pelos servidores envolvidos no processo de pagamento. Os resultados obtidos foram apresentados em forma de artigos no V Congresso do Consad, que aconteceu em Brasília no último mês de junho, pelos servidores da SGRH, Henilton Faria Santos e Zarath Machado da Rocha.

Após a implantação do BI, tem-se disponível, mês a mês, informações importantes, a exemplo da evolução dos gastos da folha por órgão, rubrica, carreira, cargo; distribuição de servidores por faixa etária ou tempo de serviço no Estado. A superintendente geral de Recursos Humanos de Sergipe, Andréa Macedo, afirmou que as novas ferramentas trouxeram agilidade à tomada de decisões sobre o controle com os gastos com pessoal. Com a utilização dessa ferramenta o governo agora dispõe de dados pormenorizados da distribuição dos gastos. Além disso, ficou mais fácil, a exemplo da realização de previsões sobre o quantitativo de servidores com tempo de contribuição suficiente para aposentadoria, bem como sobre aqueles que podem passar para a inatividade por completar a idade suficiente para tal.

Antes e depois

Em Sergipe o processo de elaboração da folha de pagamento mensal dos servidores é iniciado nos órgãos que compõem o Poder Executivo. Cada órgão possui um Setor Pessoal que insere dados no Sistema de Pessoal (SIPES) e, após conclusão, a Seplag realiza o processamento da folha de pagamento considerada como teste. Após a conclusão desta folha teste, os órgãos verificam se os lançamentos efetuados estão em conformidade com os dados processados. Neste período é possível realizar ajustes ou inserir lançamentos que ainda possam surgir. Após este período, é encerrada a inclusão de novos lançamentos, processado a folha de pagamento mensal definitiva e emitido a instituição financeira a ordem de pagamento.

Antes, os lançamentos dos dados na folha eram realizados manualmente, e com isso passíveis de erro humano. Estes erros causavam transtornos para os servidores que necessitavam ter seus vencimentos revisados devido ao recebimento de algum valor irregular, resultando, na maioria das vezes, ressarcimento ao Estado nos meses subsequentes. Além disso, o sistema anterior limitava-se ao processamento do pagamento dos servidores ativos e não possuía meios de prover, em curto espaço de tempo, análises de situações problemáticas com que, constantemente, os gestores se deparavam.

Todos esses processos encadeavam outros problemas, pois para evitar erros como este, os órgãos demandavam mensalmente um número maior de mão de obra para verificar os lançamentos realizados. Esta etapa resultava em retrabalho por necessitar verificar todos os lançamentos e um custo por ter estes servidores alocados para esta atividade.

Software utilizado para análise dos dados

O software utilizado é o Audit Command Languange (ACL) versão 9.1.0.001. Ele pode analisar completamente até os maiores conjuntos de dados fornecendo acesso seguro e sem obstáculos a informações que podem estar distribuídas em diferentes plataformas, em diversos sistemas. Independente do tamanho de arquivo é possível analisar milhões de registros de forma rápida e transparente.

O software fornece acesso a praticamente qualquer tipo de origem de dados, na maioria dos casos, sem a necessidade de preparação ou conversão prévia.

Além disso, permite combinar dados de diferentes sistemas para conversão, reconciliação e controle sendo um componente essencial na integração de sistemas. É possível criar uma visualização comum de dados de diferentes arquivos e analisá-los simulando um único arquivo. Além disso, proporciona habilidades de manipulação e correção de dados e opções de elaboração de relatório flexíveis.

A caraterística mais interessante, observando os aspectos de segurança, é que esse software possibilita acesso apenas para leitura dos arquivos de origem dos dados. Como não é possível alterar os dados de origem, permite acessar diretamente os arquivos de produção sem realizar alterações. Isso poupa tempo, pois não é necessário depender de outras pessoas para extrair ou copiar dados e permite o acesso a uma variedade maior de dados de origem. O acesso direto aos dados significa que os valores em cada campo são exibidos na forma em que estão nos dados originais.