Emgetis publica recomendações para uso do e-mail corporativo

Preocupada em manter o bom uso do e-mail corporativo e proporcionar um maior rendimento do trabalhador no dia a dia, a Empresa Sergipana de Tecnologia da Informação (Emgetis) está divulgando em seu site o documento Recomendações para o Uso Institucional do Expresso Livre, ferramenta utilizada pelo servidor público do Estado de Sergipe que possibilita gerenciar mensagens eletrônicas, organizar e divulgar uma agenda de compromissos e manter um catálogo de endereços contendo e-mails das secretarias e órgãos do Estado.

Atualmente, o Expresso Livre possui mais de 20 mil usuários, exigindo um uso adequado e profissional. Para a coordenadora de Software Básico e Banco de Dados da Emgetis, Edjane Santana, o uso do serviço deve ser exclusivo para assuntos de trabalho. “Constatamos que alguns usuários estavam utilizando o Expresso até mesmo para cadastro pessoal em redes sociais e sites de compras coletivas. Desta forma, ele acaba perdendo a sua finalidade principal, que é proporcionar e melhorar a integração dos servidores aos trabalhos direcionados à administração pública em Sergipe”, relatou.

Uso consciente

Edjane aponta ainda que devem ser evitados conteúdos indevidos e que o serviço não deve ser usado para fins comerciais. “Essa é uma ferramenta para um uso responsável e consciente. Nas recomendações para o uso institucional do Expresso Livre existe ainda o pedido para que as pessoas evitem ao máximo enviar e-mails para um grande número de usuários. Quando a divulgação a uma quantidade expressiva de servidores precisa ser feita, esse conteúdo normalmente deve ser direcionado à Emgetis para providenciarmos esse envio”, explicou.

A maioria das recomendações explícitas pela Emgetis para uso do Expresso Livre serve para qualquer utilização de e-mail corporativo. Entre elas está a de informar sempre ao final do e-mail contatos como nome e telefone. No caso do Expresso Livre existe a possibilidade de criar uma assinatura automática com esses dados, a fim de poupar o tempo do usuário.

Outra dica é evitar utilizar esta ferramenta para transmitir informações pessoais, pois o usuário não tem como prever o caminho que o e-mail vai seguir após o envio, quantas cópias serão deixadas em seus servidores e quantos podem ler o seu conteúdo.

O documento Recomendações para o Uso Institucional do Expresso Livre tem 26 itens e destaca que os e-mails são documentos válidos juridicamente, daí a importância de fazer um uso consciente e responsável. Para conhecer todas as recomendações da Emgetis, clique aqui.